Hohe Eingangslast
Viele unterschiedliche Anliegen treffen in gemeinsamen oder persönlichen Postfächern ein.
Leistungsbereich · E-Mail & Kommunikation
Posteingänge entlasten. Relevante Fälle schneller bearbeiten.
MSB verbindet definierte Postfächer mit strukturierten Folgeprozessen. Automatisierung übernimmt Sortierung und Vorbereitung; sensible Kommunikation bleibt kontrolliert.
Ausgangslage
Wo heute unnötige Arbeit entsteht
Automatisierung lohnt sich nicht wegen eines einzelnen Klicks. Relevant sind wiederkehrende Übergaben, Prüfungen und Medienbrüche, die im Alltag verlässlich Zeit binden.
Manuelle Zuordnung
Nachrichten werden gelesen, weitergeleitet und immer wieder mit Zuständigkeiten abgeglichen.
Verlorener Kontext
Wichtige Angaben bleiben im Nachrichtentext, statt im zugehörigen Vorgang verfügbar zu sein.
Uneinheitliche Antworten
Wiederkehrende Rückfragen werden mit unterschiedlichem Stand und Aufwand beantwortet.
Konkrete Abläufe
Typische Anwendungsfälle
Die Beispiele zeigen sinnvolle Einstiegspunkte. Verlinkte Vertiefungen beschreiben den Ablauf, die technische Vorbereitung und die menschliche Verantwortung im Detail.
01 · Vertiefung02 · Beispiel 03 · Beispiel 04 · Beispiel 05 · Beispiel 06 · Beispiel
E-Mail zu CRM
Kontaktdaten und Anliegen erfassen und einen CRM-Vorgang vorbereiten.
Details ansehen →E-Mail-Triage
Definierte Nachrichtentypen erkennen und an passende Bearbeitungswege übergeben.
Anliegen klassifizieren
Textsignale verwenden, um Kategorien oder Prioritäten als Vorschlag zu setzen.
Informationen extrahieren
Auftragsnummern, Termine oder andere definierte Angaben strukturiert erfassen.
Antworten vorbereiten
Freigegebene Informationen in einen prüfbaren Entwurf überführen.
Aufgaben anlegen
Aus Nachricht, Zuständigkeit und Frist einen nachvollziehbaren Arbeitsschritt erzeugen.
Beispielhafter Workflow
Ein klarer Weg vom Eingang bis zur Übergabe
Die genaue Logik entsteht aus Ihrem Prozess. Jeder Schritt hat einen definierten Eingang, ein prüfbares Ergebnis und einen benannten Ausnahmeweg.
- 01E-Mail empfangen
- 02Anliegen erkennen
- 03Angaben extrahieren
- 04Zuständigkeit bestimmen
- 05Entwurf prüfen
- 06Prozess starten
Teal markiert einen bewussten menschlichen Prüf- oder Entscheidungspunkt.
Aufgabenteilung
Was sich verändert – und was verantwortlich bleibt
Der Normalfall darf schneller werden, ohne Unsicherheit zu verstecken. Deshalb trennen wir klar zwischen automatisierter Vorbereitung und menschlicher Verantwortung.
Manuell verteilt
Nachrichten werden einzeln gelesen, weitergeleitet und relevante Informationen in andere Systeme kopiert.
Nachvollziehbar vorbereitet
Der Workflow klassifiziert definierte Anliegen, extrahiert benötigte Angaben und bereitet Routing, Aufgaben oder Antworten vor.
Verantwortlich im Prozess
Unklare Fälle, sensible Formulierungen und verbindliche externe Kommunikation werden geprüft.
Technik & Schnittstellen
Bestehende Systeme zuerst
Automatisiert werden nur klar abgegrenzte Postfächer und Nachrichtentypen. Absender, Anhänge, Berechtigungen und Fehlerwege werden im Pilot ausdrücklich getestet.
- Microsoft 365
- Google Workspace
- CRM
- Ticketsysteme
- Kalender
- APIs
Nächster Schritt
Einen konkreten Prozess aus E-Mail & Kommunikation prüfen?
Wir betrachten einen realen Ablauf, seine Systeme, Ausnahmen und Verantwortlichkeiten. Danach ist klar, ob ein Pilot sinnvoll ist.