Anwendungsfall · Dokumente
Automatisierung kann Dokumente klassifizieren, definierte Angaben erfassen und Folgeprozesse vorbereiten. Unsichere Inhalte und verbindliche Freigaben bleiben sichtbar.
Ausgangslage
Rechnungen, Formulare, Bestellungen oder andere Dokumente treffen als PDF, Scan oder Anhang ein. Mitarbeitende suchen die benötigten Angaben und übertragen sie in das zuständige System.
Die technische Eignung hängt stark von Dokumenttyp und Qualität ab. Deshalb wird der Workflow mit repräsentativen Normalfällen, schlechten Scans und echten Ausnahmen getestet.
Ablauf
Die Darstellung ist ein fachliches Prozessbild. Systeme, Regeln und Freigabepunkte werden erst nach Prüfung des tatsächlichen Ablaufs festgelegt.
Teal markiert einen bewussten menschlichen Prüf- oder Entscheidungspunkt.
Abgestimmte Dokumenttypen erkennen und dem passenden Ablauf zuordnen.
Benötigte Kopf-, Positions- oder Referenzdaten strukturiert erfassen.
Pflichtfelder, Formate und definierte Abgleiche ausführen.
Dokumente und Daten anhand nachvollziehbarer Regeln an Freigabe oder System übergeben.
Niedrige Erkennungssicherheit führt zur manuellen Kontrolle.
Bedeutung, Angemessenheit und rechtliche Wirkung werden nicht automatisch beurteilt.
Verbindliche Buchungen oder Entscheidungen folgen den abgestimmten Verantwortlichkeiten.
Unbekannte Varianten werden nicht ungeprüft in bestehende Regeln gedrückt.
Technische Einbindung
Mögliche Übergaben reichen von einer prüfbaren Tabelle bis zur direkten API-Anbindung. Der Automatisierungsgrad richtet sich nach Dokumentqualität, Volumen, Risiko und Systemzugang.
Normalfälle werden schneller vorbereitet, während unsichere Dokumente gezielt bei der zuständigen Person landen. Jede Übergabe behält einen nachvollziehbaren Bezug zur Quelle.
Nächster Schritt
Wir starten mit einem konkreten Eingang, den beteiligten Systemen und echten Ausnahmefällen. So wird aus einer Idee ein belastbarer nächster Schritt.
