Manuelles Öffnen
PDFs, Scans und Anhänge werden einzeln geöffnet, gelesen und eingeordnet.
Leistungsbereich · Dokumente
Dokumente nicht nur ablegen. Informationen nutzbar machen.
MSB überführt wiederkehrende Dokumenteneingänge in nachvollziehbare Daten- und Freigabeabläufe. Unleserliche, unvollständige oder kritische Fälle bleiben sichtbar.
Ausgangslage
Wo heute unnötige Arbeit entsteht
Automatisierung lohnt sich nicht wegen eines einzelnen Klicks. Relevant sind wiederkehrende Übergaben, Prüfungen und Medienbrüche, die im Alltag verlässlich Zeit binden.
Übertragungsfehler
Relevante Angaben werden per Hand in Tabellen oder Fachsysteme übernommen.
Unklare Vollständigkeit
Fehlende Seiten, Pflichtfelder oder Belege werden nicht einheitlich erkannt.
Stockende Freigaben
Dokumente warten in Postfächern oder Ordnern auf die richtige zuständige Person.
Konkrete Abläufe
Typische Anwendungsfälle
Die Beispiele zeigen sinnvolle Einstiegspunkte. Verlinkte Vertiefungen beschreiben den Ablauf, die technische Vorbereitung und die menschliche Verantwortung im Detail.
01 · Vertiefung02 · Beispiel 03 · Beispiel 04 · Beispiel 05 · Beispiel 06 · Beispiel
Dokumentenverarbeitung
Dokumenttypen erkennen, Daten extrahieren und den passenden Folgeprozess starten.
Details ansehen →Rechnungen vorbereiten
Kopf- und Positionsdaten erfassen und definierte Prüfregeln anwenden.
Verträge strukturieren
Freigegebene Kerndaten und Fristen für die verantwortliche Prüfung aufbereiten.
Formulare prüfen
Pflichtfelder, Anhänge und formale Bedingungen nachvollziehbar kontrollieren.
Bestellungen zuordnen
Dokumente anhand vorhandener Referenzen mit Vorgängen abgleichen.
Freigaben koordinieren
Dokumenttyp, Betrag oder Ausnahme verwenden, um Zuständigkeiten auszulösen.
Beispielhafter Workflow
Ein klarer Weg vom Eingang bis zur Übergabe
Die genaue Logik entsteht aus Ihrem Prozess. Jeder Schritt hat einen definierten Eingang, ein prüfbares Ergebnis und einen benannten Ausnahmeweg.
- 01Dokument empfangen
- 02Typ erkennen
- 03Angaben extrahieren
- 04Regeln prüfen
- 05Ausnahme freigeben
- 06System aktualisieren
Teal markiert einen bewussten menschlichen Prüf- oder Entscheidungspunkt.
Aufgabenteilung
Was sich verändert – und was verantwortlich bleibt
Der Normalfall darf schneller werden, ohne Unsicherheit zu verstecken. Deshalb trennen wir klar zwischen automatisierter Vorbereitung und menschlicher Verantwortung.
Manuell verteilt
Dokumente werden geöffnet, Informationen abgetippt und manuell an Ordner, Systeme oder Freigaben weitergeleitet.
Nachvollziehbar vorbereitet
Der Workflow klassifiziert definierte Dokumenttypen, extrahiert relevante Angaben und startet Prüf- oder Übergabeschritte.
Verantwortlich im Prozess
Unklare Inhalte, sensible Bewertungen und verbindliche Freigaben bleiben bei benannten Verantwortlichen.
Technik & Schnittstellen
Bestehende Systeme zuerst
Dokumentenqualität, Formate und vorhandene Schnittstellen werden vorab mit realistischen Beispielen geprüft. Nicht jeder Scan eignet sich für denselben Automatisierungsgrad.
- SharePoint
- DMS
- ERP
- APIs
Nächster Schritt
Einen konkreten Prozess aus Dokumente prüfen?
Wir betrachten einen realen Ablauf, seine Systeme, Ausnahmen und Verantwortlichkeiten. Danach ist klar, ob ein Pilot sinnvoll ist.