01
Klare Regeln
Klassisch automatisieren
Wenn Auslöser, Prüfung und Aktion eindeutig sind, sind feste Regeln meist schneller, günstiger und leichter zu kontrollieren.
Datenübertragung · Validierung · Fristen · SystemaktionenLösungen · Prozessautomatisierung für KMU
Wiederkehrende Prozesse automatisieren. Bestehende Systeme weiter nutzen.
MSB verbindet E-Mail, Excel, CRM, Dokumente und weitere Systeme zu nachvollziehbaren Workflows – mit festen Regeln, KI dort, wo sie hilft, und menschlicher Freigabe dort, wo sie nötig ist.
- Bestehende Systeme zuerst
- Begrenzter Pilot mit Abnahmekriterien
- Menschliche Freigabe bei Risiko
Konkrete Arbeitsfelder
Wo Automatisierung im Alltag Zeit spart
Wählen Sie den Bereich, der Ihrem Arbeitsalltag am nächsten kommt. Auf der jeweiligen Seite zeigen wir typische Prozesse, Kontrollpunkte und sinnvolle Integrationen.
Technische Entscheidung
Nicht jeder gute Workflow braucht KI.
Wir wählen pro Schritt die einfachste verlässliche Lösung. So bleibt der Ablauf verständlich, wartbar und passend zum tatsächlichen Risiko.
02
Unstrukturierte Inhalte
KI gezielt einsetzen
KI unterstützt, wenn E-Mails, Texte oder Dokumente verstanden, klassifiziert oder zusammengefasst werden müssen.
Klassifikation · Extraktion · Zusammenfassung · Textentwurf03
Risiko oder Unklarheit
Menschen entscheiden lassen
Bei Verantwortung, Zweifeln oder Ausnahmen pausiert der Workflow und legt den Fall einer benannten Person vor.
Freigabe · Ausnahme · sensible Kommunikation · KorrekturMenschliche Freigabe ist kein Pflichtschritt in jedem Ablauf. Sie wird dort eingebaut, wo Risiko, Unklarheit oder Verantwortung es erfordern. Ausnahmen können gezielt eskaliert werden, ohne den Normalfall auszubremsen.
Beispielprozesse
So kann eine Lösung aufgebaut sein
Die Beispiele sind Demonstratoren, keine Kundenreferenzen. Im Projekt werden Schritte, Systeme und Freigaben auf Ihren tatsächlichen Ablauf abgestimmt.
Demonstrator 01
E-Mail → CRM
Kundenanfrage
- 01E-Mail erfassen
- 02Anliegen zuordnen
- 03CRM abgleichen
- 04Unsicherheit prüfen
- 05Vorgang anlegen
Das Team übernimmt nur, wenn Angaben fehlen oder eine Zuordnung nicht eindeutig ist.
Demonstrator 02
Daten → Reporting
Monatsbericht
- 01Quellen einlesen
- 02Daten validieren
- 03Kennzahlen berechnen
- 04Abweichung markieren
- 05Bericht bereitstellen
Der Workflow bereitet vor. Die fachliche Einordnung und Freigabe bleiben verantwortlich.
Demonstrator 03
Bewerbung → ATS
Recruiting
- 01Unterlagen erfassen
- 02Daten strukturieren
- 03Pflichtangaben prüfen
- 04HR freigeben lassen
- 05ATS aktualisieren
Die Automatisierung organisiert Daten und Übergaben – sie trifft keine Personalentscheidung.
Einen ähnlichen Ablauf im Unternehmen? Ein konkreter Prozess reicht als Ausgangspunkt.
Mit einem Prozess startenZusammenarbeit
Vom ersten Prozessbild bis zur geregelten Übergabe
Der Einstieg ist klein und konkret. Umfang, Technik und weitere Schritte werden erst festgelegt, wenn der Prozess verstanden und der Nutzen eines Piloten plausibel ist.
- 01
Automation Check
Wir betrachten einen konkreten, wiederkehrenden Ablauf und prüfen Aufwand, Systeme, Daten, Ausnahmen und Risiken.
ErgebnisEignungseinschätzung und realistischer nächster Schritt - 02
Pilot
Wir grenzen einen Workflow ab, bauen ihn funktionsfähig und testen Normalfälle, Ausnahmen und Fehler mit realen Szenarien.
ErgebnisGeprüfter Pilot mit messbaren Erfolgskriterien - 03
Integration
Wir verbinden freigegebene Systeme, richten Berechtigungen, Protokollierung und definierte Eingriffspunkte ein.
ErgebnisKontrollierte Integration mit dokumentierten Datenflüssen - 04
Übergabe & Betrieb
Wir schulen Beteiligte, dokumentieren den Ablauf und regeln Verantwortung für Prüfung, Fehler und spätere Änderungen.
ErgebnisNachvollziehbare Übergabe; Betreuung nach Vereinbarung
Typischer Umfang und Verantwortlichkeiten werden nach dem Automation Check gemeinsam festgelegt. Betrieb und laufende Optimierung sind optional und werden separat vereinbart.
Realistische Erwartungen
Pragmatisch im Aufbau. Transparent in den Grenzen.
Was Sie erwarten können
- Ein klares Bild des heutigen Ablaufs
- Eine begründete Automatisierungsentscheidung
- Nachvollziehbare Architektur statt Blackbox
- Definierte Test- und Erfolgskriterien
- Dokumentierte Rollen, Datenflüsse und Ausnahmen
- Einbindung der Personen, die später damit arbeiten
Was wir bewusst nicht versprechen
Keine pauschalen Einsparversprechen
Nutzen hängt von Volumen, Komplexität und Datenqualität des konkreten Prozesses ab.
Keine KI um jeden Preis
Wenn feste Regeln verlässlicher sind, setzen wir keine KI ein.
Kein unnötiger Systemwechsel
Wir prüfen vorhandene Schnittstellen und Werkzeuge, bevor neue Software hinzukommt.
Keine Blackbox ohne Verantwortung
Kritische Aktionen, Ausnahmen und Zuständigkeiten müssen verständlich und kontrollierbar bleiben.
01
Prozess vor Technologie Erst verstehen, dann bauen.
02
Bestehende Systeme zuerst Integrieren, wo es sinnvoll ist.
03
Pilot vor Skalierung Nutzen prüfen, bevor der Umfang wächst.
04
Umsetzung statt Folien Workflow, Test und Übergabe gehören zusammen.
Technik & Verlässlichkeit
Technologie folgt dem Prozess.
Je nach Aufgabe verbinden wir vorhandene SaaS-Systeme, Microsoft 365 oder Google Workspace über APIs, Datenbanken, Low-Code-Workflows, n8n, KI-Modelle oder eine schlanke eigene Oberfläche. Das Werkzeug ist Mittel zum Zweck – nicht das Produkt.
- Zugriff
- Berechtigungen und Verantwortlichkeiten werden pro Workflow festgelegt.
- Daten
- Es werden nur die Informationen verarbeitet, die der Ablauf benötigt.
- Betrieb
- Fehlerwege, Protokollierung und Eingriffspunkte werden mitgeplant.
- Dokumentation
- Datenflüsse, Systeme und Freigaben bleiben nachvollziehbar.
Automation Check
Sie müssen noch nicht wissen, wie die Lösung aussieht.
Zeigen Sie uns den Prozess. Wir prüfen, was sich sinnvoll automatisieren lässt, welche Systeme beteiligt sind, wo Risiken liegen und welcher nächste Schritt realistisch ist.
Was Sie aus dem Gespräch mitnehmen
- Eignung des Ablaufs
- mögliche Automatisierungsschritte
- benötigte Systeme und Daten
- Risiken und nächste Empfehlung