Verteilte Eingänge
Bewerbungen kommen über Postfächer, Portale und Empfehlungen an und müssen zusammengeführt werden.
Leistungsbereich · HR & Recruiting
Weniger Administration im Recruiting. Mehr Zeit für die richtigen Gespräche.
MSB strukturiert wiederkehrende Schritte zwischen Bewerbungseingang, Unterlagen, Kalender und HR-System. Bewertung, Auswahl und Personalentscheidungen bleiben beim HR-Team.
Ausgangslage
Wo heute unnötige Arbeit entsteht
Automatisierung lohnt sich nicht wegen eines einzelnen Klicks. Relevant sind wiederkehrende Übergaben, Prüfungen und Medienbrüche, die im Alltag verlässlich Zeit binden.
Doppelte Datenpflege
Kontakt-, Lebenslauf- und Statusdaten werden mehrfach in Tabellen und Recruiting-Systeme übertragen.
Einzelne Unterlagenprüfungen
Vollständigkeit und klar definierte Pflichtangaben werden für jede Bewerbung erneut kontrolliert.
Viele Koordinationsschritte
Termine, Rückfragen und Statusnachrichten erzeugen wiederkehrende administrative Arbeit.
Konkrete Abläufe
Typische Anwendungsfälle
Die Beispiele zeigen sinnvolle Einstiegspunkte. Verlinkte Vertiefungen beschreiben den Ablauf, die technische Vorbereitung und die menschliche Verantwortung im Detail.
01 · Vertiefung03 · Beispiel 04 · Beispiel 05 · Beispiel 06 · Beispiel
Bewerbervorauswahl
Unterlagen strukturieren, objektive Kriterien prüfen und die verantwortliche Sichtung vorbereiten.
Details ansehen →02 · VertiefungBewerber-Matching
Anforderungsprofile und strukturierte Kandidateninformationen nachvollziehbar gegenüberstellen.
Details ansehen →Bewerbungsmanagement
Status, Aufgaben und Übergaben zwischen Eingang, Fachbereich und HR koordinieren.
Lebenslaufdaten erfassen
Freigegebene Angaben aus Dokumenten in ein einheitliches Datenmodell übertragen.
Interviewkoordination
Verfügbarkeiten, Erinnerungen und vorbereitete Terminabläufe zusammenführen.
Kommunikation vorbereiten
Kontextbezogene Entwürfe erstellen, die vor dem Versand geprüft werden.
Beispielhafter Workflow
Ein klarer Weg vom Eingang bis zur Übergabe
Die genaue Logik entsteht aus Ihrem Prozess. Jeder Schritt hat einen definierten Eingang, ein prüfbares Ergebnis und einen benannten Ausnahmeweg.
- 01Bewerbung empfangen
- 02Unterlagen erkennen
- 03Daten strukturieren
- 04Kriterien prüfen
- 05HR prüft
- 06ATS aktualisieren
Teal markiert einen bewussten menschlichen Prüf- oder Entscheidungspunkt.
Aufgabenteilung
Was sich verändert – und was verantwortlich bleibt
Der Normalfall darf schneller werden, ohne Unsicherheit zu verstecken. Deshalb trennen wir klar zwischen automatisierter Vorbereitung und menschlicher Verantwortung.
Manuell verteilt
Bewerbungen werden einzeln geöffnet, Angaben übertragen und Status über mehrere Werkzeuge hinweg gepflegt.
Nachvollziehbar vorbereitet
Der Workflow strukturiert Unterlagen, prüft definierte Pflichtangaben und bereitet Status, Aufgaben oder Matching-Hinweise vor.
Verantwortlich im Prozess
HR bewertet Kontext und Eignung, führt Gespräche, behandelt Ausnahmen und trifft jede verantwortliche Personalentscheidung.
Technik & Schnittstellen
Bestehende Systeme zuerst
Je nach vorhandenem Ablauf können freigegebene Postfächer, Kalender und Recruiting-Systeme über vorhandene Schnittstellen verbunden werden. Die konkrete Anbindung wird im Pilot geprüft.
- ATS
- HR-Software
- Kalender
- Excel
- APIs
Nächster Schritt
Einen konkreten Prozess aus HR & Recruiting prüfen?
Wir betrachten einen realen Ablauf, seine Systeme, Ausnahmen und Verantwortlichkeiten. Danach ist klar, ob ein Pilot sinnvoll ist.