Verteilte Quellen
Richtlinien, Anleitungen und Antworten liegen in verschiedenen Ordnern, Tools und Köpfen.
Leistungsbereich · Internes Wissen
Wissen finden, ohne Ordner und Chats zu durchsuchen.
MSB macht freigegebene interne Quellen gezielt zugänglich. Antworten bleiben auf nachvollziehbare Dokumente begrenzt und kritische Inhalte werden fachlich geprüft.
Ausgangslage
Wo heute unnötige Arbeit entsteht
Automatisierung lohnt sich nicht wegen eines einzelnen Klicks. Relevant sind wiederkehrende Übergaben, Prüfungen und Medienbrüche, die im Alltag verlässlich Zeit binden.
Wiederkehrende Fragen
Erfahrene Personen beantworten dieselben internen Fragen immer wieder.
Unklarer Stand
Mitarbeitende erkennen nicht sofort, welche Fassung eines Dokuments maßgeblich ist.
Langsames Onboarding
Neue Kolleginnen und Kollegen müssen Prozesswissen über viele Einzelkontakte zusammensuchen.
Konkrete Abläufe
Typische Anwendungsfälle
Die Beispiele zeigen sinnvolle Einstiegspunkte. Verlinkte Vertiefungen beschreiben den Ablauf, die technische Vorbereitung und die menschliche Verantwortung im Detail.
01 · Vertiefung02 · Beispiel 03 · Beispiel 04 · Beispiel 05 · Beispiel 06 · Beispiel
Wissensassistent
Fragen anhand freigegebener Quellen beantworten und Fundstellen sichtbar machen.
Details ansehen →Dokumentensuche
Inhalte nach Thema, Prozess oder Zuständigkeit auffindbar machen.
Richtlinienzugriff
Aktuelle freigegebene Vorgaben für konkrete Arbeitssituationen bereitstellen.
Onboarding unterstützen
Rollenbezogene Einstiegsinformationen und häufige Fragen bündeln.
Prozesswissen sichern
Dokumentierte Abläufe und Ausnahmen strukturiert zugänglich machen.
Interne FAQ vorbereiten
Wiederkehrende Fragen mit geprüften Antworten und Quellenhinweisen verbinden.
Beispielhafter Workflow
Ein klarer Weg vom Eingang bis zur Übergabe
Die genaue Logik entsteht aus Ihrem Prozess. Jeder Schritt hat einen definierten Eingang, ein prüfbares Ergebnis und einen benannten Ausnahmeweg.
- 01Frage stellen
- 02Berechtigung prüfen
- 03Quellen durchsuchen
- 04Antwort vorbereiten
- 05Kritisches prüfen
- 06Quelle anzeigen
Teal markiert einen bewussten menschlichen Prüf- oder Entscheidungspunkt.
Aufgabenteilung
Was sich verändert – und was verantwortlich bleibt
Der Normalfall darf schneller werden, ohne Unsicherheit zu verstecken. Deshalb trennen wir klar zwischen automatisierter Vorbereitung und menschlicher Verantwortung.
Manuell verteilt
Informationen werden in Ordnern und Chats gesucht oder bei erfahrenen Kolleginnen und Kollegen erfragt.
Nachvollziehbar vorbereitet
Der Workflow durchsucht freigegebene Quellen und bereitet eine Antwort mit nachvollziehbaren Fundstellen vor.
Verantwortlich im Prozess
Fachverantwortliche bestimmen gültige Quellen, pflegen Inhalte und prüfen kritische oder weitreichende Antworten.
Technik & Schnittstellen
Bestehende Systeme zuerst
Zugriffe richten sich nach den vorhandenen Berechtigungen und der Qualität der freigegebenen Quellen. Ein Assistent ersetzt keine fehlende Dokumentation oder fachliche Verantwortung.
- SharePoint
- Google Drive
- DMS
- Wiki
- Datenbanken
- APIs
Nächster Schritt
Einen konkreten Prozess aus Internes Wissen prüfen?
Wir betrachten einen realen Ablauf, seine Systeme, Ausnahmen und Verantwortlichkeiten. Danach ist klar, ob ein Pilot sinnvoll ist.